Luminee business support

Vredestraat 16
6511 AG  Nijmegen
Tel: +31 [0]6 480 79 895
E-mail: info@luminee.nl
KvK nr. 09180922

16.07.2014 17:30 Leeftijd: 4 yrs

Handvat voor de ondernemer bij de keuze van een administratief pakket.


Bij de keuze van een geschikt administratief pakket voor de onderneming wordt snel gekeken naar wat collega ondernemers gebruiken én wellicht naar een bekende naam, omdat die vertrouwen uitstraalt. Dit is begrijpelijk, maar wat ik veel belangrijker vind is dat je de mogelijkheden van een pakket "naast jouw bedrijf legt”. Hoe werkt je bedrijf, wat doet je bedrijf, wat is hierin belangrijk en is dit „te vangen” in het adm.pakket? En ook heel belangrijk, kun je dit met de kennis die je in huis hebt ingericht krijgen én onderhouden?

Laat je bij de keuze van een pakket niet verleiden door vooral een mooie layout van het pakket. Hoe gemakkelijk het pakket werkt is veel belangrijker (INRICHTEN – UITVOEREN). Veel pakketten kun je 30 dagen gratis proberen, neem die tijd en probeer eens een aantal processen te simuleren en ervaar hoe het werkt.

Neem Exact Online als voorbeeld; ziet er prachtig uit, maar om er mee te werken vind ik geen feest. Kijk ook eens naar de helpfunctie van Exact online; hier vind je de statistieken hoeveel mensen hebben aangegeven of ze geholpen zijn met een uitleg. Bovengemiddeld vaak is dit niet het geval. Vervelend als je hier achterkomt als je al aan een licentie vastzit. Daarnaast vind ik dit pakket te duur, ook al doet het opstap tarief waarmee geadverteerd wordt, anders vermoeden. Wanneer je naderhand functionaliteit blijkt te missen, heb je zo weer een extra module te pakken.

Even terug naar het de vraag hoe jouw bedrijf werkt. Denk hierbij zowel aan processen als aan wat belangrijk is voor het verdienmodel van het bedrijf. Wanneer bijvoorbeeld de omzet bestaat uit heel veel facturen, maar met een geringe waarde per stuk, dan moet de verwerking van de facturen, het „afletteren", het inzicht in openstaande posten én het uitsturen van herinneringen niet te veel tijd kosten. De marge staat dit simpelweg niet toe.

Bij een bouwproject van een paar ton met een beperkt aantal voorschotnota’s is dit een ander verhaal. Dan is het minder van belang of de verwerking één minuut duurt of een kwartier. In deze laatste situatie echter, is het inzicht in het verdienmodel belangrijker. Uit de verwerking van de dagelijkse stromen moet zónder verdere aanpassing én op ieder gewenst moment in detail inzicht in het project mogelijk zijn; werkelijke kosten afgezet tegen budget/offerte. 

Of je blij of juist gefrustreerd wordt van een pakket wordt voornamelijk bepaald door:

- de mogelijkheid die je hebt om zelf dingen in te richten (niet te weinig, maar zeker ook niet te veel) en hoe gemakkelijk dit gaat (INRICHTEN)

- het gemak waarmee de hoofdstromen die je iedere dag tegenkomt (inkoop, verkoop en bank) kunnen worden verwerkt (UITVOEREN) 

- hoe de ingevoerde financiële gegevens achteraf zijn te raadplegen (BENUTTEN) én eventueel te corrigeren.

Maar zijn deze punten alleen van belang voor de boekhouder of toch ook voor de ondernemer? Het INRICHTEN en UITVOEREN ligt bij de boekhouder/controller, maar het is voor iedereen prettig als dit gemakkelijk en snel kan.

Het BENUTTEN ligt bij beide, de boekhouder én de ondernemer. Voor de dagelijkse info; „Heeft die klant al betaald”, „Hoe staat het project er financieel voor” en bij het gemakkelijk betalen van de leveranciers vanuit je pakket. Het is belangrijk dat de hele onderneming de informatie uit de administratie tot zijn beschikking heeft en gemakkelijk kan gebruiken.

Zelf gebruik ik sinds 2009 Asperion en precies op deze punten is dit pakket erg sterk. De juiste functionaliteit, een uitstekende helpdesk en dat voor een goede prijs, zónder addertjes on het gras.

Benieuwd hoe uw bedrijf te vangen is binnen de mogelijkheden van Asperion? Maak direct een vrijblijvende en kosteloze afspraak en we kijken er samen naar!

Fijne vakantie!

Luminee

Jurgen Thier BA

De vetgedrukte woorden verwijzen naar de speerpunten van Luminee: INRICHTEN – UITVOEREN – BENUTTEN